Aanpak succesvolle samenwerking met een logistieke dienstverlener

Iedere verlader komt wel eens op het punt waarbij de vraag gesteld wordt: “Wat is wijsheid: de warehouse operatie zelf uitvoeren of uitbesteden aan een logistiek dienstverlener?”

Voor een verlader is het belangrijk helder te hebben welke toegevoegde waarde verwacht wordt van een logistiek dienstverlener. Die toegevoegde waarde kan op de volgende gebieden liggen:

1. Kosten

Zeker bij kleinere verladers kan bij uitbesteding geprofiteerd worden van schaalvoordelen bij een logistiek dienstverlener. Bij een multi-customer site (met een gestandaardiseerd WMS) kan personeel relatief eenvoudig uitgewisseld worden tussen de verschillende klanten om fluctuaties in marktvraag en personeelsbezetting op te vangen. Dat is met name het geval wanneer de klanten op zo’n site in verschillende branches werkzaam zijn en de piekperiodes op andere momenten in het jaar liggen. Daarnaast kan het rollend materieel (heftrucks, reachtrucks etc.) op verschillende momenten binnen de dag bij de diverse klanten ingezet worden. Hetzelfde geldt voor het benutten van de opslagruimte. Door verschillende piekmomenten in de voorraad ontstaat immers idealiter gemiddeld gezien een kleinere vierkante meter behoefte dan wanneer de verlader een eigen (rigide) pand zou moeten betrekken. Bovendien biedt het ook de mogelijkheid om bij hoge groeiverwachtingen geleidelijk in een pand te groeien in plaats van bij de start al een op toekomstige groei geproportioneerd pand te betrekken met bijbehorende kosten. Uitbesteding leidt ook tot een verschuiving in de kostenstructuur van investeringskosten naar operationele kosten, van vaste naar variabele kosten.

2. Specialistische kennis/ technologie

Een logistiek dienstverlener heeft vaak specialistische kennis in huis, die een verlader niet standaard tot zijn beschikking heeft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan douane activiteiten en regelgeving. Maar ook aan het Warehouse Management Systeem (WMS) waarmee de operatie wordt aangestuurd. De logistiek dienstverlener beschikt over het algemeen over een hoogwaardig pakket. Hiermee kan bijvoorbeeld, rekening houdend met het orderprofiel van een klant, de meest efficiënte orderverzamelstrategie (batchpicking, multi-order picking etc.) gekozen worden. En kunnen taken bijvoorbeeld dynamisch over de medewerkers verdeeld worden, zodat deze op een efficiënte manier ingezet worden.

Tevens biedt het de klant de mogelijkheid om gebruik te maken van hoogwaardige technologie waarvoor, door de beperkte volumes binnen de eigen operatie, normaal gesproken geen business case zou zijn. Denk bijvoorbeeld aan een Autostore, waarbij door gebruikmaking van dit Goods-2-Person bakkensysteem de doorlooptijd van orders aanzienlijk verkort kan worden en de verlader haar klanten toegevoegde waarde kan bieden door een kortere levertijd.

Bovendien beschikt de logistiek dienstverlener vaak over een geavanceerd softwarepakket voor de personeelsplanning en werkt nauw samen met uitzendbureaus en andere instanties (bijv. sociale werkplaats) om in de schaarse markt aan voldoende geclassificeerd personeel te komen. Daarbij wordt op basis van de forecast van de verladers en de beschikbare kennis over de productiviteit van de verschillende warehouse activiteiten een planning gemaakt.

Dat brengt ons bij het laatste punt, tussen een logistiek dienstverlener en een verlader bestaat een professionele relatie. In een contract worden formele afspraken gemaakt ten aanzien van de te realiseren KPI’s en SLA’s om de gewenste kwaliteit van de warehouse operatie vast te leggen en te monitoren. Bij het in eigen beheer uitvoeren van de operatie zijn deze afspraken meestal niet zwart op wit vastgelegd. Het is ook goed om als verlader concreet helder te maken wat er verwacht wordt van het toekomstig partnerschap.

“Hoe kom je vervolgens tot de keuze voor een partner?”

Wanneer een verlader tot de conclusie komt dat uitbesteding toegevoegde waarde heeft, is het nog de kunst om de juiste partner te selecteren: een logistiek dienstverlener die over de kennis en kunde beschikt om de operatie succesvol uit te voeren en qua bedrijfscultuur past bij de verlader.

Om een selectie op kennis en kunde te maken kan met een Request for Information (RFI) gewerkt worden, waarbij verschillende logistiek dienstverleners worden benaderd om middels een vragenlijst hun vaardigheden, de beschikbaarheid van ruimte en resources binnen de gevraagde tijdslijn en hun ambitie/drive om deze verlader als klant te werven, duidelijk te maken. Vaak is dit in de vorm van een Excel en wordt hierin ook gevraagd om bijvoorbeeld referentie cases te benoemen. Aan de hand van wegingscriteria en het toekennen van scores op basis van de aangegeven vaardigheden worden de kandidaten met elkaar vergeleken en wordt er een shortlist gemaakt.

Na deze RFI wordt normaal gezien een Request for Proposal (RFP) geschreven en gedeeld met de gekwalificeerde partijen, waarbij de operationele processen in het nodige detail worden beschreven, inclusief eventuele speciale vereisten (gevarengoed, douane activiteiten, steriele opslag etc.) zodat voor alle partijen duidelijk is waar ze hun offerte op moeten baseren. Het helpt om (onder NDA) wat (order)data te delen, zodat de logistiek dienstverleners een eigen visie/concept kunnen ontwikkelen hoe zij de operatie zouden organiseren. Het werken met het gemiddeld aantal lijnen per order in een RFP kan namelijk een heel vertekend beeld geven bij bijvoorbeeld veel kleine orders met slechts 1 of 2 lijnen en enkele hele grote orders met meer dan 100 lijnen. Belangrijk is ook om KPI’s (bijv. OTIF (on time in full), voorraadbetrouwbaarheid e.d.) en SLA’s helder te definiëren (o.a. order cutoff en pick-up tijden), zodat iedereen met dezelfde uitgangspunten werkt en weet welk kwaliteitsniveau wordt verwacht.

Om appels met appels te kunnen vergelijken is het raadzaam om een standaard tariefstructuur met bijbehorende volumes te hanteren bij de uitvraag. Hierbij dient ook nagedacht te worden hoe variabele en vaste kosten worden meegenomen in deze tariefstructuur, zodat alle partijen hun kosten (zoveel mogelijk) op dezelfde manier in de tarieven kunnen versleutelen. Om ook bij eventuele toekomstige ontwikkelingen in de markt/ business de juiste prijs voor de operatie te betalen is het verstandig om voor de belangrijkste costdrivers aparte tarieflijnen te definiëren. Voor het eerder aangehaalde voorbeeld met kleine en grote orders kan het bijvoorbeeld zinvol zijn om aparte tarieflijnen voor het picken van e-com en retail orders te hanteren omdat de dikte van deze lijnen en de wijze van order verzamelen verschilt. Mocht er dan een verschuiving plaatsvinden tussen het aandeel e-com en retail lijnen, dan worden de kosten nog steeds goed gedekt en hoeven de tarieven niet aangepast te worden.

Na beantwoording van het RFP-document kan op basis van de inhoud en de aangeboden tarieven opnieuw een multi-criteria analyse uitgevoerd worden om aan twee tot drie logistiek dienstverleners een referentiebezoek te brengen om zo een beeld te krijgen bij hun operatie, organisatie en IT-competenties. Tijdens de referentiebezoeken gaat de verlader verder in gesprek met de logistiek dienstverleners, waarbij deze de mogelijkheid krijgen om hun voorstel nog beter toe te spitsen op de behoefte van de verlader.

Op basis van de referentiebezoeken en eventueel aangepaste offertes kiest de verlader uiteindelijk de logistieke dienstverlener van wie hij verwacht dat die de operatie het best kwalitatief kan uitvoeren, tegen concurrerende tarieven en met een goede aansluiting qua bedrijfscultuur. Om vervolgens samen met deze partner te werken aan de verdere groei van zijn business richting de toekomst.

Oktober 2026

Sebastiaan Verburgh, Senior Consultant

Voor meer informatie: moc.tuoweneorgobfsctd-1e4ff6@liam of + 31 76 533 0440