Fysieke beveiliging: maak risico’s beheersbaar

Criminelen uit je distributiecentrum weren vraagt meer dan controle en camera’s ophangen. Slimme technieken helpen, maar zijn niet zaligmakend. Met een doordacht beleid zet je pas echt goede stappen stelt consultant facilities bij Groenewout.

Veel logistieke bedrijven zien een groot en complex toegangscontrolesysteem, aangevuld met camera’s, visitatie en inbraakdetectie, als de remedie tegen diefstal en vermissing. Maar is dit zo of wordt er teveel gemanaged vanuit incidenten?

Dit artikel is gepubliceerd op logistiek.nl, mei 2021. Klik hier om het artikel op logistiek.nl te lezen (in bezit van abonnee inloggegevens). Het artikel is tevens hieronder na te lezen of te downloaden (in pdf versie).

Fysieke beveiliging: maak risico’s beheersbaar

Veel logistieke bedrijven zien een groot en complex toegangscontrolesysteem, aangevuld met camera’s, visitatie en inbraakdetectie, als de remedie tegen diefstal en vermissing. Maar is dit zo of wordt er teveel gemanaged vanuit incidenten?

Als adviseur zie ik regelmatig oplossingen die naar aanleiding van incidenten zijn geïmplementeerd. Dat leidt in veel gevallen tot schijnveiligheid. Voorbeelden hiervan zijn:

• Het monteren van een sirene op een nooduitgang die medewerkers als sluiproute gebruiken richting een rookplek.
• Een toegangscontrolelezer bij de ingang van een kantine om te voorkomen dat iemand een pak koffie ontvreemd.
• Een camera gericht op een legbordstelling vol attractieve artikelen midden in een magazijn.
• De toegangspassen zonder registratie worden uitgeleend aan subcontractors om snel iets te repareren.

Goed risicomanagement

Met een weloverwogen beveiligingsplan kunnen we schijnveiligheid voorkomen. Een dergelijk plan vormt de basis voor een structurele beveiliging van het magazijn. Risico’s kunnen we niet helemaal elimineren, maar wel reduceren tot een beheersbaar niveau.

Een dergelijk plan opstellen is maatwerk en maatwerk kost tijd, aandacht en geld. Het proces begint met het inventariseren van de risico’s, wat de verantwoordelijkheid is van de ‘(physical) security officer’. In samenwerking met de medewerkers – afkomstig uit alle lagen van de organisatie – onderzoekt deze security officer de incidenten die zich kunnen voordoen en de gevolgen daarvan. Daarbij geldt: risico = gevolgen x kans. Met andere woorden: hoe groter de kans op het incident en hoe groter de gevolgen, hoe groter de risicofactor.

Meestal zijn een paar sessies voldoende om de incidenten met de grootste risico’s in kaart te brengen. De belangrijkste risicobronnen tekenen zich af. De enige investering die hiervoor nodig is, is een investering in tijd.

Zelf risico’s analyseren

Vervolgens is het zaak om de risico’s te analyseren en aan te geven hoe ze kunnen worden verkleind. Veel magazijnen roepen in deze fase de hulp in van traditionele beveiligingsbedrijven, die vaak oplossingen aandragen die passen bij hun producten- en dienstenportfolio. Een bouwkundige komt met een extra slot en een installateur met een extra camera. Dat zijn niet per definitie de berste oplossingen.

Het is beter om een beroep te doen op de eigen creativiteit. Kijk allereerst naar eenvoudige organisatorische oplossingen om incidenten met verlies te voorkomen. De kans op diefstal van attractieve artikelen kan bijvoorbeeld worden verkleind door ze toe te wijzen aan locaties hoog in de stelling of dicht bij het kantoor van de teamleiders. Een andere oplossing is het creëren van een groter verantwoordelijkheidsgevoel, wat leidt tot meer vertrouwen in en van logistiek medewerkers. Bovendien: door de juiste vragen te stellen, komen medewerkers vaak zelf met de beste methode om risico’s te reduceren.

Plan van aanpak

De risico-analyse resulteert in een plan van aanpak met concrete maatregelen. Ik adviseer om hierbij een vaste volgorde te hanteren:

1. Vermijd het risico op verlies. Dat kan door de doorloopsnelheid te verhogen of het product op te delen in meerdere, minder attractieve delen. Ook het verpakken van het product in grote SKU’s behoort tot de mogelijkheden.
2. Verminder de impact. Bijvoorbeeld door producten te verdelen over verschillende opslaglocaties of vestigingen en de klant op voorhand te informeren dat levertijden afhankelijk zijn van de beschikbaarheid.
3. Deel het risico. Maak meerdere medewerkers – elk vanuit hun eigen vakdiscipline – verantwoordelijk voor het toezicht op de waardevolle goederen.
4. Accepteer het risico. Minder risico kost meer inspanning. Stel je zelf de vraag hoever je wilt gaan in het beperken van het risico. Voorkom dat het middel erger wordt dan de kwaal.

Implementatie

Vervolgens moeten de aangedragen maatregelen worden geïmplementeerd. De maatregelen kunnen bestaan uit het inhuren van een bouwkundige aannemer voor het repareren van een hek, het opzetten van een administratief proces voor voorraadcontrole of een aangepaste HR-procedure bij het werven van nieuwe medewerkers.

Vergeet in deze fase niet om SMART-doelen te stellen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Dat maakt het mogelijk om het effect van de maatregelen te meten, evalueren en zo nodig aan te passen. De security officer neemt hiervoor het initiatief, maar voor input en uitvoering heeft hij de hele organisatie nodig.

Continu proces

Tot slot: in mijn ogen is beveiliging een continu proces waarvoor op vaste momenten in het jaar aandacht moet zijn. Groenewout heeft ruime ervaring en expertise in de logistieke branche en kent de meest voorkomende risico’s in magazijnen en logistieke gebouwen. We helpen u graag bij de implementatie van fysiek risicomanagement. Neem gerust contact op om vrijblijvend te discussiëren met Mari van Kuijk.