Perfectly Basics is een schoolvoorbeeld van een e-commerce succesverhaal. Datzelfde succes zorgde er echter ook voor dat de fashionshop uit haar jasje groeide en tegen capaciteitslimieten aanliep. Groenewout analyseerde de bestaande activiteiten en adviseerde verbeteringen om zowel het magazijn als de logistieke processen toekomstbestendig te maken.

Het verhaal van Perfectly Basics, kort PB, is een echt jongensboek. Of beter gezegd een echt meidenboek. Wat begon op een zolderkamer groeide in rap tempo uit tot een professionele webshop voor en veelal door vrouwen. Met de eerste online sale in 2006 behoort PB tot de pioniers onder de e-commerce fashionshops in Nederland. “Daarbij hebben we ons altijd uitsluitend gericht op online verkopen”, weet Facility & Warehouse manager Kris Aldenkamp. Vandaag de dag telt het assortiment ongeveer 160 premium merken. Er worden vanuit Haarlem wekelijks zo’n 2.500 orders verzonden aan klanten wereldwijd. PB focust op slow fashion; tijdloze mode essentials gericht op een duurzamer gebruik. Naast kleding, accessoires en schoenen worden ook steeds meer beauty- en homeproducten geleverd. De persoonlijke aanpak resulteert in een alsmaar groeiende groep tevreden en terugkerende klanten.

Capaciteitslimieten

Elke medaille heeft echter twee kanten. Als gevolg van het succes botste PB steeds vaker tegen de capaciteitslimieten van het magazijn. Het bedrijf zat al in de lift. En tijdens de Corona-periode kreeg die groeiende verkoop nog een extra boost. Tot voor kort slaagde PB er steeds weer in om met de nodige omzettingen de groei het hoofd te blijven bieden en het groeiende assortiment efficiënt op te slaan. Aldenkamp: “We hebben palletstellingen vervangen door legbordstellingen en eind 2021 zelf een vide gecreëerd. Maar ook die was eigenlijk al weer vol voordat de ombouw klaar was.” Het was dan ook geen moment te vroeg toen de buurman begin 2023 aanklopte en vroeg of PB interesse had om het aanpalende pand te huren. “Daarmee konden we ons bestaande magazijn van 1.000 m² in één klap uitbreiden met nog eens 850 m². We hoefden dan ook niet lang na te denken en besloten het pand voor een periode van vijf jaar te huren”, vertelt Aldenkamp.

Analyse en advies

Het moment werd aangegrepen om de logistieke operatie opnieuw onder de loep te leggen en mogelijk verbeterpotentieel in kaart te brengen. Dit keer met hulp van een logistiek specialist.  “We hebben Groenewout gevraagd onze processen te analyseren en ons te adviseren bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van zowel ons bestaande magazijn als de extra ruimte die we er sinds dit voorjaar bij hebben; rekening houdend met onze groeiambities”, licht Aldenkamp toe. “Hun expertise heeft ons absoluut geholpen. Dankzij de data-analyses die zijn uitgevoerd hebben we veel meer inzicht in onze magazijnprocessen.”

De analyses resulteerden in een dynamisch Power BI-model. Dit model helpt de gegevens realtime te monitoren. Op basis van de analyses stelde Groenewout verbeteringen voor om de processen, het gebruik van apparatuur en de opslagstrategieën verder te optimaliseren. Daarbij is een inschatting gedaan van potentiële OPEX-besparingen en benodigde CAPEX, en een roadmap samengesteld om het voorkeursplan te implementeren.

Verbeterpotentieel

Met name in het gebruik van de ruimte kan PB snel winst boeken. “Door de stellingen in ons bestaande magazijn bijvoorbeeld een kwart slag te draaien, kunnen we in dezelfde ruimte 30 extra stellingen kwijt. Dat is een winst van bijna tien procent”, schetst Aldenkamp. Verder resulteert het advies van Groenewout in meer rust en overzicht in het magazijn, weet ze: “Dankzij de voorgestelde werkstructuren en de ontworpen routing kunnen we met dezelfde groep mensen efficiënter werken en meer werk verzetten.” In het voorjaar van 2023 huurt PB het aanpalende pand. De opslagcapaciteit is daarmee fors uitgebreid. Voor een passend inrichtingsadvies schakelde de webshop de hulp in van Groenewout. Nog niet alle voorgestelde verbeteringen zijn doorgevoerd. Zo hangt de keuze en inzet van scanners, beeldschermen en/of computers bijvoorbeeld af van het uiteindelijk geselecteerde warehouse managent systeem. En daarover zal de knoop eind 2023 worden doorgehakt.

“Ook voor de aanschaf en implementatie van zo’n WMS heeft Groenewout geholpen met een uitvoerige procesbeschrijving”, legt Aldenkamp uit. De manager ziet de toekomst dan ook vol vertrouwen tegemoet. “Ik weet dat ik er een vakkundige sparringpartner bij heb op wie ik altijd kan terugvallen en met wie we nu al diverse groeiscenario’s en mogelijke oplossingen hebben doorgenomen. Je merkt aan alles dat ze beschikken over de juiste expertise en de samenwerking is heel plezierig. Dat biedt enorm veel rust”, besluit ze.

Meer informatie

Als u meer informatie wenst over dit project, neem contact op Tim van Lohuizen, vanlohuizen@groenewout.com of via tel. +31 76 533 04 40. Voor meer informatie over Perfectly Basics: https://www.perfectlybasics.com/.

Over de auteur

Mark Dohmen werkt al 25 jaar als journalist in de logistieke branche. Na zijn studie Logistiek Management werkte hij als redacteur bij de vakbladen Transport+Opslag, Logistiek en Logistiek.nl en was hij hoofdredacteur bij Logistiek Totaal en Warehouse Totaal. Tegenwoordig werkt hij als freelancer en maakt hij o.a. artikelen en video’s voor logisticsinside.nl en logisticsinside.eu.

Foto impressie Perfectly Basics